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Garder une trace de l'entreprise: avantages d'une base de données d'art

Garder une trace de l'entreprise: avantages d'une base de données d'art


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Si vous êtes un artiste qui travaille, vous savez combien de temps et d'efforts sont consacrés au suivi de toutes les informations sur vos pièces. Dans cet article de Daniel Grant, apprenez les tenants et aboutissants des bases de données de gestion de collections pour artistes et commencez à gérer votre studio comme un patron.

Comptabilité du 21e siècle

Le 17e L'artiste hollandais du siècle Johannes Vermeer n'a produit qu'une trentaine de tableaux au cours de sa carrière. Bien que cela puisse sembler peu, du point de vue de la comptabilité, il est nettement plus facile de garder une trace d'une poignée d'œuvres que les centaines que la plupart des artistes produisent aujourd'hui. Si votre production dépasse 30 ans par an, en gardant une trace du moment où l'illustration est créée, son titre, où elle est montrée ou vendue, et pour combien, peut être un cauchemar. Les systèmes de suivi des artistes typiques peuvent aller des fiches aux feuilles de calcul Excel. Mais un nombre croissant d'artistes se sont tournés vers les bases de données de gestion des collections basées sur le cloud pour cataloguer leur travail.

Que signifie «basé sur le cloud»? Par définition, il fait référence aux données et aux applications qui sont administrées à partir de plusieurs serveurs dans divers emplacements. Cela s'oppose aux logiciels pré-cloud qui s'exécutaient sur un serveur physique dans un seul emplacement. Maintenant, si un serveur tombe en panne, d'autres dans le cloud peuvent immédiatement répondre de n'importe où dans le monde. Ainsi, vous pourrez toujours accéder au contenu de votre base de données d'art. Et il est livré avec la possibilité de récupérer ces informations depuis n'importe quel appareil.

Accès partout et à tout moment

Les systèmes de gestion des bases de données des collections ne sont pas nouveaux. La plupart d'entre eux sont destinés aux galeries d'art et aux musées, et peuvent donc être trop compliqués et encombrants pour la plupart des artistes. «La courbe d'apprentissage de ces bases de données est élevée», explique Suzanne Quigley, propriétaire d'Art Artifact Services, une société de gestion de collections. Pour réduire la complexité, une nouvelle classe s'adresse aux artistes qui ont moins d'objets mais qui ont des besoins similaires de suivre ce qu'ils possèdent.

Ces sociétés de bases de données adaptées aux artistes aident également les abonnés à télécharger des informations et à les trier de manière à accroître la facilité d'accès. Plus important encore, les artistes peuvent accéder à leurs comptes via une application sur leur téléphone. Maintenant, ils peuvent voir des images de leurs œuvres d'art à tout moment et n'importe où, les libérant de leurs ordinateurs de bureau.

Pour de nombreux artistes, avoir des images et des informations sur leurs œuvres dans une application est la meilleure partie de l'utilisation d'une base de données. «Beaucoup de mes clients possèdent des appareils intelligents, où tout est sur une application», explique Claire Marmion, PDG et fondatrice de The Haven Art Group, une société de gestion de collections. «Ils veulent pouvoir regarder leurs œuvres d'art quand elles ne sont pas là où elles se trouvent. Ils aiment montrer ce qu'ils possèdent aux collectionneurs. Vous allez à des foires d'art internationales, qui sont des activités très sociales, et tout le monde regarde les téléphones des autres. »

Que to Inclure dans une base de données de collection

Chaque œuvre d'art a une trace papier qui peut être stockée dans une base de données de collection. La documentation sur chaque œuvre doit comprendre les bases: nom de l'artiste, titre et date de l'œuvre, dimensions, support et sujet. Indiquez s'il a été acheté (nom de l'acheteur et du reçu de vente) et tout historique de propriété (provenance). Inclure des photographies de l'œuvre d'art. Affichez plusieurs images, avec et sans le cadre, ainsi que la signature. Il peut également y avoir une évaluation d'assurance, l'histoire et la littérature de l'exposition (revues, articles, catalogues et livres) et des rapports d'état.

Toutes ces informations sont utiles aux acheteurs actuels et potentiels. Mais il est également particulièrement utile aux compagnies d'assurance en cas de vol ou de dommage. La valeur d'une œuvre d'art «réside dans les informations» à son sujet, explique Doug Milford, associé directeur de la base de données de gestion des collections basée à New York ArtSystems. Si une œuvre est perdue, volée, endommagée ou détruite, rassembler toutes ces informations après coup peut être difficile, voire impossible. Cela peut retarder une réclamation et même réduire le règlement de l'assurance.

Protégez votre travail

Les bases de données sur l'art ont continué de gagner en popularité, en partie à cause du nombre croissant de catastrophes naturelles, comme les ouragans, les tornades et les incendies de forêt. Ces événements imprévus ont amené les artistes à voir la nécessité de stocker leur documentation dans des lieux différents de leur art.

De plus, de nombreux artistes ont leur travail dans divers endroits, de leur domicile et de leur studio, jusqu'à la consignation dans des galeries. «Savoir où se trouve un défi», admet Mary Pontillo, responsable nationale de la pratique des beaux-arts de DeWitt Stern, une société de courtage d’assurances. "Et la liste des éléments sur une feuille de calcul ou Google Doc devient indisciplinée", dit-elle.

Le prix du stockage des informations

Les bases de données, comme les unités de stockage physiques, facturent des frais mensuels. Les tarifs varient en fonction du nombre d'œuvres pour le catalogage et du nombre d'appareils qui ont besoin d'accéder. Par exemple, la base de données de gestion des collections basée à Londres ArtLogic, qui a ouvert son bureau de New York en 2018, facture 80 $ par mois pour les utilisateurs individuels dont les collections contiennent 1500 pièces ou moins et qui accèdent à la base de données via un iPad et un iPhone.

Artwork Archive est moins cher, facturant entre 6 $ et 19 $ par mois, selon le nombre d'images stockées. Sur une page de profil publique, une image de chaque œuvre comprendra le titre de la pièce, ses dimensions et son support, la date, le sujet, un numéro d'inventaire, où elle se trouve et son prix, ainsi que les coordonnées de l'artiste. De plus, les artistes utilisent non seulement Artwork Archive pour gérer leur inventaire, mais les acheteurs potentiels utilisent également le site comme source en ligne de matériel disponible. Justin Anthony, cofondateur d'Artwork Archive, note que de nombreux artistes envoient des liens vers des galeries qui souhaitent voir leurs œuvres présentées. «Cela aide les artistes à se présenter professionnellement», explique Anthony.

Personnalisation

Le processus de téléchargement de données dans la base de données n'est pas seulement destiné à être simple et intuitif, mais il existe souvent des pages personnalisées utiles. Par exemple, les fonctionnalités de la page de base de données peuvent inclure où et quand une pièce particulière a été vendue, le prix de détail payé et ce que l'artiste a reçu, et des informations sur l'acheteur. Certains services fournissent également des calendriers, rappelant aux utilisateurs, par exemple, quand des propositions ou des applications sont dues. Voir les graphiques qui révèlent où la plupart des ventes ont lieu et comment une année se compare à une autre. De plus, vous pouvez stocker les informations de contact sur les clients, les fournisseurs et les galeries en un seul endroit. «Il s'agit d'une conception axée sur l'utilisateur», explique Anthony.

La sécurité d'abord

Anthony a noté que la sécurité a toujours été une «priorité absolue» chez Artwork Archive. Il n'y a eu aucune violation de données depuis la création de la société en 2010. Plus inquiétant pour les artistes, affirme-t-il, ce sont les disques durs des ordinateurs personnels qui meurent, en particulier lorsqu'il n'y a pas de sauvegarde. Cela peut entraîner la perte d'informations précieuses sur leur carrière et leur travail.

Bien sûr, rien n'est sûr à 100%. «Si VISA ne peut pas éviter les pirates, je doute que ces petites entreprises de cloud computing de gestion de collection puissent l’éviter», déclare Quigley. Elle recommande aux artistes de sauvegarder leur documentation non seulement dans le cloud mais sur une clé USB conservée dans un coffre-fort. William Fleischer, directeur de la compagnie d'assurance Bernard Fleischer Sons, convient que les artistes doivent rassembler et organiser des informations sur leurs collections d'art. Il ajoute qu'il est également important "d'avoir également une copie papier".

Fais tes devoirs

Les avantages d'une base de données de gestion des collections basée sur le cloud sont évidents, mais il y a des mises en garde. Quigley s'est dit préoccupé par le nombre de sociétés de bases de données qui ont vu le jour ces dernières années. «Vont-ils tous survivre? Si l’on va à l’envers, qu’arrive-t-il aux données des utilisateurs? »

En tant qu'avocat, Pontillo recommande que les abonnés potentiels à la base de données «examinent le contrat avec un professionnel de l'informatique externe. Vous voulez savoir à qui appartiennent les données, vous ou la société de base de données? Pouvez-vous extraire les données à tout moment? Et, si vous mettez fin à la relation avec une entreprise, les données sont-elles également supprimées? » En bref, assurez-vous de faire vos devoirs afin qu'il n'y ait pas de surprises. Ensuite, voyez si une base de données d'art peut être un outil essentiel pour rendre votre entreprise de studio plus efficace.

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Voir la vidéo: Mettre en place un serveur Web 3928: Ansible (Mai 2022).


Commentaires:

  1. Rolland

    Oui en effet. C'était avec moi aussi. Discutons de cette question.



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